Unternehmen, die zukunftsfähig bleiben wollen, müssen ihre Geschäftsprozesse zwingend digitalisieren. Neue Technologien entstehen in immer schnellerem Tempo. Für die Kundenzufriedenheit ist es entscheidend, wie die Unternehmen damit umgehen.

Hier geht es um die Prüfung aller aktuellen Geschäftsprozesse und um die Anpassung der Modelle und Technologien, um langfristigen Erfolg im erweiterten digitalen Geschäft zu erzielen. Was kann das Unternehmen intern leisten, wo müssen neue Stellen geschaffen werden und wo hole ich externe Spezialisten ins Unternehmen? Für viele KMU ist es sinnvoll, Schlüsselthemen zu managen, aber die operativen Aspekte auszulagern. Im Marketing muss es Führungskräfte für die wichtigsten Themenfelder geben. Beispielsweise sollten Trade/B2B, Online und Social Media intern gesteuert werden. So können mit den On-board-Werkzeugen von Google und Facebook aufschlussreiche Analysen erstellt werden, die im Bereich von Kommunikation und Vertrieb wertvolle Strategiebegleiter sind. Hier sollte es eine gewisse Inhouse-Kompetenz geben, die eine Basisinterpretation der Daten ermöglicht. Aufträge für innovative Impulse und operative Umsetzungen sollten in der Regel an Agenturen mit Spezialwissen vergeben werden. So werden die internen Kosten niedrig gehalten, man kann schnell auf neue Anforderungen reagieren und immer wieder nachjustieren.

Die Wahl der Werkzeuge: Grundsätzlich sollte man mit aktuell vorhandenen digitalen Lösungen anfangen. Wie bereits erwähnt, liefern hier die großen Spieler viele Optionen, die von den meisten Anwendern nur selten komplett bedient werden können. Hier ist es nur wichtig, einen Überblick zu bekommen und die richtige Wahl zu treffen. Social Media und Online Traffic Monitoring Tools, Projektmanagement-Software und Contribution Tools, für jedes Problem gibt es eine Lösung. Zu Beginn können externe Berater dabei helfen, einen Überblick zu erlangen und das Start-Setup zu definieren. Darauf aufbauend sorgen digitale und individualisierte Innovationen für zusätzliche Erfolge und Wachstum. Hier gilt es, Barrieren zu durchbrechen und sich auch immer wieder neu zu erfinden.

Digitale Geschäftsprozesse ermöglichen erst DATA-Management und den Aufbau von DATA ASSETS. Analoge Geschäftsabläufe wie beispielsweise papierbasierte Belege oder manuelle Dateneingaben sind sehr ressourcenaufwendig, oftmals unübersichtlich und mitunter schwer nachvollziehbar und reproduzierbar, sowohl im Umgang mit Partnern oder Kunden als auch bei den internen Geschäftsprozessen. Für KMU ist es überlebenswichtig, diese Abläufe möglichst umfangreich elektronisch zu gestalten und zu digitalisieren. Elektronische Prozesse optimieren in der Regel die Geschäftsabläufe im Unternehmen und helfen dabei, diese service- und kundengerecht sowie effizient und sicher zu gestalten. Moderne ERP-Systeme  unterstützen beispielsweise dabei, unnötige Arbeitsschritte in der Beschaffung und im Einkauf zu vermeiden und den Aufwand für die interne Verwaltung zu verringern.

Auch für einen erfolgreichen Verkauf von Produkten im Internet gibt es verschiedene Bestellmöglichkeiten in Online-Shops sowie digitale Lösungen für Versand-, Retouren- oder Zahlungsmanagement. So beschleunigt z. B. die elektronische Rechnung die Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit den Kunden. CRM-Systeme spielen insbesondere im Marketing, Verkauf und Service bei der Kundengewinnung und -bindung eine wichtige Rolle. Eine integrierte, IT-gestützte Unternehmensprozessabwicklung wird deshalb zunehmend wichtiger, damit mittelständische Unternehmen den Anschluss im E-Business nicht verlieren und erfolgreich am nationalen und internationalen Wettbewerb teilhaben können.

Die wichtigste Kenngröße für Unternehmensprozesse ist die Produktivität, Grund genug, sich fortwährend und systematisch damit auseinanderzusetzen. Als Ziel sollte angestrebt werden, dass alle kritischen und erfolgswirksamen Prozesse im Unternehmen ideal beschrieben wurden, stabil laufen, ständig optimiert werden und in Form von Benchmarks überprüft werden.

• Werden die Prozesse in diesem Sinne systematisch gestaltet und gemanagt?
• Sind die Prozesse analysiert, genau beschrieben und werden sie neuen Teammitgliedern genau erklärt und bei den alten überprüft?
• Gibt es insbesondere für Abweichungen Feedbackschleifen?
• Wie werden Informationen über solche Abweichungen verwendet?
• Warum sollen wir alte Prozesse ändern?

Hier versteckt sich enormes Verbesserungspotenzial, Redundanzen und Mehrfachablage können aufgebrochen werden. Eruieren und beenden Sie die Verschwendung in Form von Suchen, Transportieren, Warten und Fehler beheben. Des Weiteren sind Prozessdurchlaufzeiten, Verweilzeiten und Unterauslastung ein großes Thema.

• Haben wir die richtigen Maschinen, die richtige Software, brauchen wir überhaupt alle Prozesse?
• Arbeiten wir effektiv?
• Machen wir das Richtige?
• Ermöglichen uns die Prozesse Reproduzierbarkeit, also Wiederholung und damit Standardisierung, Normung und Qualitätssicherheit?

Vielfach verrichten wir Arbeiten, die unnütz, nicht zielorientiert und schon überhaupt nicht vom Markt wertgeschätzt und bezahlt werden. Weniger ist hier oft mehr. Lassen Sie Unnötiges weg und verschlanken Sie Ihren Betrieb. Bestleister und Innovateure verfügen meist über Abläufe, die niemand sonst bieten kann. Effizienz in den Prozessen ist oftmals nur in einer konsequenten Neugestaltung von Prozessen zu finden. Die Stichworte dabei sind Neukombination, Eliminierung, Reduktion, Konzentration. Zur Umsetzung benötigen Sie meist eine maßgeschneiderte IT-Unterstützung. Langfristig erfolgreiche Unternehmen verfügen über die besten Kern- und kritischen Prozesse und dies über Jahrzehnte hinweg. Um diese zu gestalten, müssen zunächst die wesentlichen und kritischen Prozesse, also diejenigen, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind bestimmt und dann mit einem Idealprozess, der die Kunden begeistert und zur Weiterempfehlung animiert, hinterlegt werden.

Mindestens einmal pro Jahr sind die Prozesse im Unternehmen zu überprüfen und zu bewerten, Verbesserungsmaßnahmen sind gegebenenfalls abzuleiten.

Umsetzungsziel:

Wir planen und beschreiben unsere Prozesse. Um Kunden ständig Leistungen in gleichbleibender und hoher Qualität zu bieten, ist es erforderlich, Standards klar zu definieren und ständig neue Technologien einzubinden. Alle kritischen und erfolgswirksamen Prozesse sind dargelegt und mit den spezifischen Verantwortlichkeiten festgeschrieben. Wir haben die Schnittstellen (Übergabestellen) definiert und gestaltet. Die Prozesszuständigkeiten haben wir klar geregelt. Unsere Prozesse kennen keine Abteilungsschranken. Prozesse laufen stabil, werden ständig optimiert und in Form von Benchmarks überprüft. Abweichungen werden als notwendige Verbesserung im Prozessmanagement umgesetzt. Die Neugestaltung von Prozessen wird durch Abweichungen in den Benchmarks angestoßen.

Zum Beispiel haben wir vereinbart:

Redundanzen in Prozessen vermeiden, Prozessoptimierung, Standardisierung, Normung, Qualitätssicherheit, maßgeschneiderte IT-Unterstützung, marktkonforme und zielorientierte Prozesse, Mitarbeiterschulung, Fortbildung, KVP. Bei der Planung der Prozesse analysieren wir alle Teilschritte hinsichtlich ihrer Notwendigkeit und Vollständigkeit. Jeder, der am Prozess beteiligt ist, kennt den Gesamtprozess und seinen Beitrag dazu. Informationen über den Gesamtprozess und seine ständige Veränderung werden in Besprechungen, im Intranet oder in Prozessbeschreibungen geteilt.