Eine umfassende und sorgfältige Planung ist in allen Projekten von entscheidender Bedeutung, schließlich sind Projekte komplexe Vorhaben. Ziele sollen wirtschaftlich, d.h. mit begrenzten Ressourcen erreicht werden. Oft wird zudem Neuland betreten. Nur eine genaue Planung kann Orientierung geben, ob das Ziel sinnvoll und der beabsichtigte Weg dorthin für das Unternehmen gangbar ist. Ausgehend von der Zielvorstellung und dem Zweck des Change-Projekts gelangt man zu den einzelnen Arbeitspaketen, aus denen das Projekt besteht. Planung bedeutet die Festlegung, wer für ein Arbeitspaket verantwortlich ist, wie viel es kosten darf und wann es fertig sein soll. Zweitens werden durch das Controlling, also den institutionalisierten PLAN/IST- oder SOLL/IST-Vergleich sowohl Sie als auch die Projektmitarbeiter verpflichtet, sich möglichst an die Zielvorgaben zu halten. Budget- und Terminvorgaben werden in Projekten auch Vorgehensziele genannt.
In vielen Unternehmen wird das Thema Planung und Budgets mittlerweile kontrovers diskutiert, da speziell in größeren Unternehmen die Frage oft überbetont wurde und Budgets und Planung zum Selbstzweck wurden. Aber, wie alle Ziele haben auch die Vorgaben der Projektplanung verbindende Funktion, manchmal sogar den Effekt einer selbsterfüllenden Prophezeiung (self-fullfilling profecy). So herrscht zumindest im Projektmanagement weitgehende Einigkeit, dass eine genaue Planung nützlich und notwendig ist, sofern sie unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit betrieben wird.
Eine gute Projektplanung sollte mindestens folgende Elemente enthalten:
- Projektphasenplan
- Projektstrukturplan
- Ablauf- und Terminplanung
- Ressourcenplan
- Umfeld- und Stakeholderanalysen
- Risikomanagement
Dieser Befähigerfaktor ist Common Sense im Projektmanagement, und doch verzichten viele Personen bei ihren Projekten auf eine systematische Planung mit den wichtigsten Punkten. Für uns verbindet die systematische und kontinuierliche Auseinandersetzung mit den Planzahlen die rationale Welt der Unternehmensplanung mit der Welt der Visionäre. Was gut geplant und durchdacht wurde, materialisiert sich auch leichter.
Umsetzungsziel:
Wir haben ein Projektmanagementsystem eingeführt und überprüfen die Prozesse laufend sowie einmal jährlich mit einem Audit. Verbesserungsmaßnahmen werden umgesetzt und dokumentiert.
