Planungen für das QM-System müssen sich zunächst an der strategischen Ausrichtung sowie den Stakeholdern (interessierte Parteien) orientieren. Im Speziellen müssen Risiken und Chancen mithilfe von Risikoidentifikation, -analyse und -bewertung bestimmt werden, um
- sicherzustellen, dass mit dem QM-System die angestrebten Ziele erreicht werden
- erwünschte Auswirkungen verstärkt werden
- unerwünschte Auswirkungen verhindert oder minimiert werden
- eine ständige Verbesserung zu erreichen (KVP)
Eine entsprechende Verfahrensanweisung sowie Listen zu den Zielen und Risiken bilden Nachweise. Kennziffern können durch Anzahl der erkannten Risikien sowie dem Personalaufwand zur Bestimmung dieser abgebildet werden.
Musterprozess:
Wir haben eine Risikoanalyse für unsere Organisation angelegt. Die in Besprechungen oder über Nachrichten von außen bzw. andere Wege an uns herangetragenen Risiken werden in den Besprechungen notiert, dann systematisch analysiert und bei den Planungen berücksichtigt.
Risiken, Chancen und Maßnahmen können beispielsweise in Form einer Fehlermöglichkeit- und Einflussanalyse (FMEA) beschrieben werden. Die Maßnahmen müssen
- methodisch beschrieben werden (wie werden sie in Prozesse integriert und umgesetzt?)
- hinsichtlich Wirksamkeit bewertet werden
- müssen proportional zum möglichen Einfluss auf die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen sein.
Möglichkeiten zum Umgang mit Risiken und Chancen sind:
Risikovermeidung, bewusstes Inkaufnehmen eines Risikos zur Chancenerhöhung, Beseitigen der Risikoquelle, Ändern der Wahrscheinlichkeit oder der Konsequenzen, Risikoteilung oder Beibehaltung eines Risikos durch verantwortungsbewusste Entscheidung.
Dokumentiert werden können diese Maßnahmen durch Prozessbeschreibungen, Maßnahmenpläne und Festlegungen zur Managementbewertung. Kosten-Nutzen-Verhältnis, Reaktions- und Umsetzungszeit oder der Aufwand für die Behandlung der Risiken sind Beispiele für entsprechenden Kennzahlen.
Musterprozess:
Die Risiken und Chancen werden systematisch untersucht, die Infos hierzu gespeichert und darauf aufbauend werden Maßnahmen zur Vorbeugung getroffen.
