Papier-Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen datenschutzrechtlich sicher entsorgt werden. Dabei ist der häufigste Fehler das einfache Zusammenknüllen der Dokumente.

Folgende Regeln sollten in Ihrem Unternehmen eingeführt werden:

Bei allgemein personenbezogenen Daten (nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO) reicht ein Zerreisen der Papierdokumente in keine Schnipsel aus. Bei Papierdokumenten mit besonders schützenden Inhalten (nach Art. 9 Nr. 1 DSGVO) reicht das Zerreißen nicht mehr aus. Hier muss entweder ein Aktenvernichter mit mind. Schutzklasse P3/P4 verwendet werden. Oder alternativ eine Datenschutztonne, die durch eine Fachfirma entsorgt wird.

Musterprozess:

Wir haben ein Verfahren eingeführt, mit dem wir Altpapier mit personenbezogenen Daten fachgerecht entsorgen können. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden dazu dokumentiert unterwiesen.