Um in der Geschäftsanbahnung erfolgreich zu sein, ist eine intensive Vorbereitung von großer Bedeutung und eine zielorientierte Vorgehensweise sinnvoll. Dabei werden zunächst die bestmögliche Art der Kontaktaufnahme, die notwendigen Ressourcen und Hintergrundinformation ermittelt, die potenziellen Zielszenarien antizipiert und die eigenen Erfahrungen sowie Referenzen aufbereitet. Das Festlegen der Erfolgsindikatoren und die Stärkung der Zuversicht erhöhen die Erfolgsaussichten deutlich.
Ihr Nutzen:
- Klarheit für das Ziel und das Vorgehen
- Sicherheit in der Gesprächsführung
Je gründlicher wir vorbereitet sind, desto überzeugender wirken wir im Gespräch. Eine genaue Vorbereitung verleiht uns Sicherheit und Selbstbewusstsein. Das merkt uns der Kunde an. Er nimmt uns dadurch als überzeugend und kompetent wahr. Wenn wir uns auf den Kunden und sein Unternehmen vorbereitet haben, gelingt es uns schneller, ein Vertrauensverhältnis zu ihm aufzubauen. Durch eine Recherche vorab punkten wir im Gespräch mit aktuellen Detailinformationen. Damit zeigen wir dem Kunden unser Interesse und unsere Wertschätzung.
- Hintergrundinformationen zum Unternehmen, den Produkten und der Branche sind absolute Basisinformationen, die sehr gut im Internet, in der Presse, auf XING / Linkedin und der Unternehmenswebsite recherchiert werden können. Auch mit aktuellen Informationen zu Markt und Wettbewerb können Sie im Kundengespräch glänzen. Für die Anfahrt und die Vorbereitung auf den Termin sind die genauen Kontaktdaten und Informationen zum Gesprächspartner wichtig. Diese können zum Teil vom Unternehmen selbst, aber auch sehr gut im Internet und über Social-Media-Kanäle eingeholt werden.
- Eine sorgfältige Planung führt zu effizienten, ergebnisorientierten Gesprächen. Das bedeutet: Wir sparen uns Zeit und Aufwand im eigentlichen Kundengespräch, indem wir uns auf das Wesentliche konzentrieren, und erhöhen damit auch die Umsatzwahrscheinlichkeit.
Nun wurde der Termin vereinbart und es kommt zum eigentlichen Erstgespräch (persönlich / Webcall / Telefon)
Auftragsklärung im Gespräch
Eine erfolgreiche Beratung basiert auf einer professionellen Auftragsklärung. „Erfahrungsgemäß haben mögliche Klienten /Kunden schon eine Vorstellung, wie ihr Problem zu beheben ist. Dies kann eine angedachte Maßnahme sein („Führen Sie bitte eine Teamentwicklung für uns durch“) oder der Hinweis auf den zentralen „Hebel“ („Wenn mein Mann lernt, mir besser zuzuhören, dann haben wir wieder eine wunderschöne Partnerschaft“). Wichtig ist zu verstehen, dass Menschen und Organisationen in der Regel schon länger über ein Problem nachgedacht, mögliche Lösungen und Wege gegeneinander abgewogen und sich auf einen ersten Schritt geeinigt haben. Das heißt, jeder Berater, jede Beraterin steigt in einen laufenden Prozess ein.“ (Rappe-Giesicke, 2017)
Dr. Thomas Hilsenbeck
Gemeinsam mit dem Klienten lege ich die zu diesem Zeitpunkt erkennbaren Eckpunkte und die Qualitätsvorstellungen sowie Inhalt, Art und Umfang der zukünftigen Beratung fest:
| Thema | Festlegung |
| Zielsetzung der Beratung | |
| Beratungsrollen | |
| Methoden der Beratung | |
| Phasen und Schritte der Beratung | |
| Projektsteuerung und Evaluation (Erfolgskontrolle) | |
| Involvierte Führungskräfte und Beschäftigte | |
| Eventuelle Einbindung des Betriebsrates/Personalrates und anderer Interessenvertretungen (wie Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung) | |
| Zeitrahmen der Beratung | |
| Benötigte Daten und Unterlagen | |
| Kostenhöhe und verfügbares Budget |
aus: Check_Qualitaet_der_Beratung.pdf (check-beraterqualitaet.de)
Abgleich der Qualitätsvorstellungen
Ich gleiche mit dem Klienten die auf die Beratungsziele (Inhalt, Art und Umfang) bezogenen Qualitätsvorstellungen ab, damit dessen Erwartungen den Möglichkeiten und dem zur Verfügung stehenden Budget entsprechen.
Risikoabschätzung
Ich analysiere auf Grundlage der mir aus der Auftragsklärung zur Verfügung stehenden Informationen die Risiken des Auftrags und schätze die Erfolgswahrscheinlichkeit ab. Dabei berücksichtige ich auch wechselseitige Akzeptanz, Verfügbarkeit und passende Kompetenzen.
Angebot
Auf dieser Grundlage formuliere ich ein detailliertes und nachvollziehbares schriftliches Beratungsangebot. Im Angebot sollte neben den Punkten aus der Auftragsklärung zudem Folgendes berücksichtigt werden:
- Honorar und Zahlungskonditionen
- Honorierung von Zusatzleistungen
- Start der Beratung
- Datenschutz
- AGB
- konkrete Terminplanung
- Nutzungsrechte
- Verschwiegenheitspflichten und Ausstiegsklausel
Wir bieten Ihnen eine Checkliste Sondierungsgespräch.
Wir bieten Ihnen eine Checkliste Meine Entscheidung.
Alchimedus Bedarfsklärung ID 604
Dieser Check prüft kurz die gängigen Beweggründe für eine Unternehmensberatung aus Sicht des Kunden ab. Die gemeinsame Bedarfsklärung und die Klärung der Erwartungshaltung des Auftraggebers sind sehr wichtig für die Beratung, da nur so im Zweifelsfall der Beratungsablauf und das Ergebnis bewertet werden kann.
Für jedes Kriterium gibt es Kommentarfelder. Zu den einzelnen Punkten wird jeweils in der Bedarfsklärung die Erwartung festgehalten. Diese eignen sich so für die spätere Erfolgskontrolle. Seit geraumer Zeit erwartet z.B. das BAFA in den Beratungsberichten eine entsprechende Dokumentation der Auftragsklärung.
Gesprächsvorbereitung ID 425
Der Fragebogen Vorbereitung Gesprächstermin dient, wie es der Name schon sagt, der Gesprächsterminvorbereitung und der Auftragsklärung. Es werden die wesentlichen Wünsche / Zielrichtungen eines Beratungsauftrags abgeklärt und schriftlich dokumentiert. Dieser Check kann auch gerne vorab verschickt und sogar ausgewertet werden.
Auftragsklärung ID 402
Dieser Check prüft die gängigen Beweggründe für eine Unternehmensberatung aus Sicht des Kunden ab. Die gemeinsame Auftragsklärung und die Klärung der Erwartungshaltung des Auftraggebers sind sehr wichtig für die Beratung, da nur so im Zweifelsfall der Beratungsablauf und das Ergebnis bewertet werden kann.
Für jedes Kriterium des Auftragsklärungsstandards gibt es Kommentarfelder. Zu den einzelnen Punkten wird jeweils in der Auftragsklärung die Erwartung festgehalten. Diese eignen sich so für die spätere Erfolgskontrolle. Seit geraumer Zeit erwartet z.B. das BAFA in den Beratungsberichten eine entsprechende Dokumentation der Auftragsklärung.
Entwickler: Dipl.-Kfm. Sascha Kugler im Auftrag der Alchimedus Management GmbH.
Weiterführende Dokumente:
Check_Qualitaet_der_Beratung.pdf (check-beraterqualitaet.de)
Die Anbahnungschecks können natürlich auch einfach als Leitfaden für das erste Akquise-Gespräch genutzt werden. In jedem Falle sollte mit Beratungsbeginn eine umfassende Analyse erfolgen.
